Software de optimización de inventario: su guía completa

La optimización eficiente del inventario comienza con la elección del mejor software. Es importante tener en cuenta diferentes términos que a menudo pueden usarse indistintamente por error en una conversación, pero que tienen significados distintos.

Por ejemplo, El software de optimización de inventario es diferente del software de control de inventario. Este último está diseñado para ayudarle a realizar un seguimiento de los niveles de inventario y administrar los objetivos. Estas son funciones cruciales, pero no son lo que discutiremos en este artículo. Con el software de optimización de inventario, puede planificar todo su inventario de manera integral.

Usted trabaja para conocer en profundidad sus principales factores de influencia, de modo que pueda priorizar sus áreas de mejora de forma que se alineen con su estrategia corporativa.

1. ¿Qué es el software de optimización de inventario?

El software de optimización de inventarios le permite sortear las variaciones de la oferta y la demanda creando y administrando políticas de inventario que ayudan a garantizar la disponibilidad de sus productos. Permite a su empresa responder a las necesidades cambiantes de los clientes y mantener un flujo constante de ingresos incluso en condiciones de mercado difíciles.

Una buena solución de optimización de inventarios proporcionará una planificación táctica y estratégica avanzada para ayudarle a administrar su inventario total de forma que maximice la disponibilidad y los márgenes con un costo mínimo. Esta optimización responderá a dos preguntas simultáneamente:

1.   ¿Cuál es la combinación y la forma óptimas de los materiales que necesitamos mantener en cada ubicación y en cada periodo de tiempo?

2.   ¿Cuáles son nuestras ubicaciones óptimas de almacenamiento intermedio de SKU en toda nuestra red, y qué compromisos de servicio tendremos que asumir entre las ubicaciones?

Su solución debe proporcionar capacidades globales para establecer las estrategias de inventario adecuadas y ejecutarlas de forma adaptable, evaluando y midiendo constantemente las variabilidades y otras causas fundamentales. En otras palabras, su software debe ayudarle a gestionar su inventario en lugar de planificarlo tácticamente.

El mejor software de optimización de inventarios proporcionará capacidades de optimización de inventarios multi-escalon (MEIO). Con MEIO, puede adoptar un enfoque global para optimizar los niveles de inventario a través de múltiples niveles o escalones dentro de su red de cadena de suministro. Estos niveles pueden incluir proveedores, centros de distribución y puntos de venta. Determine las políticas óptimas de asignación y reposición de existencias en las distintas fases de la cadena de suministro en función de la variabilidad de la demanda, los plazos de entrega, las restricciones de costos y otros factores.

2. ¿Cuáles son las ventajas del software de optimización de inventarios?

Con el software de optimización de inventarios, puede conseguir rápidamente una mejora importante en sus costos de inventario. Utilizando el software adecuado, puede desarrollar una estrategia resistente para optimizar su margen y su capital circulante. En pocos meses, puede optimizar entre el 70 y el 80 por ciento de su inventario, lo que supone una reducción de entre el 10 y el 15 por ciento en los costos de inventario y un aumento de entre el 2 y el 5 por ciento en las tasas de cumplimiento.

Es importante adoptar un enfoque centrado y por etapas para la optimización del inventario. En lugar de intentar abordar todo el reto a la vez, es mejor optimizar las áreas más importantes para su empresa. Estos son los pasos que hay que seguir:

1.   Comprenda dónde tiene deficiencias. La optimización del inventario no consiste sólo en reducir las existencias, sino también en ajustar el tamaño de su inventario para cerrar las brechas y evitar la pérdida de ingresos.

2.   Elimine gradualmente el exceso de inventario de su sistema. Tendrá que ir con cuidado porque no querrá tomar medidas drásticas que provoquen el cierre de plantas. También tendrá que tener en cuenta que parte del exceso consiste en artículos de baja demanda que, no obstante, querrá mantener en stock.

3.   Evalúe escenarios alternativos de producción y distribución, estrategias de retraso y abastecimiento y opciones de disponibilidad segmentada. Estas tareas pueden ayudarle a personalizar su combinación final de productos en función de las demandas cambiantes de su mercado.

4.   Obtenga visibilidad de las causas fundamentales de sus necesidades de inventario. Aquí puede determinar hasta qué punto la imprecisión de los pronósticos y los riesgos en su proceso de reabastecimiento están afectando a sus necesidades.

5.   Realice equilibrios entre sus factores clave para poder identificar áreas de mejora.

3.   ¿Qué empresas deberían utilizar un software de optimización de inventarios? 

El software de optimización de inventarios es más adecuado para medianas y grandes empresas que administran un inventario de productos terminados a través de centros de distribución e instalaciones de proveedores de logística de terceros (3PL). Incluso las empresas con un número limitado de centros de distribución local o instalaciones 3PL pueden beneficiarse. En redes más sencillas, disponer del inventario adecuado en el lugar adecuado será fundamental si los objetivos de servicio son elevados y las variabilidades de la demanda y la oferta son significativas. Sin un colchón intermedio, las empresas deben planificar con cuidado. De lo contrario, un incendio en un único centro de distribución podría retrasar las ventas durante meses.

En las redes multicentro más complejas, la optimización del inventario también debe tomar en consideración la forma y la función de las existencias. En cada punto de su red, el objetivo será mantener el inventario en la forma que le permita servir a los clientes al menor costo y con los mayores niveles de disponibilidad. Conseguir el equilibrio óptimo requerirá muchos compromisos. Es posible que tenga que trasladar las existencias a ubicaciones anteriores en las que el valor añadido y la diferenciación sean menores. Puede que decida reducir las existencias de Producto Terminado (PT) y aumentar las de materias primas y productos en proceso (WIP) en los niveles superiores. También habrá oportunidades para coordinar la disponibilidad de materiales de forma que se aborden las posibles interrupciones.

En resumidas cuentas, para las medianas y grandes empresas, la optimización del inventario ajusta los niveles de existencias en todas sus formas, al tiempo que hace que la cadena de suministro sea aún más ágil.

4. Lista de verificación de las funciones y capacidades imprescindibles de un proveedor de software de optimización de inventario

Ahora que hemos explorado los objetivos y beneficios de alto nivel del software de optimización de inventario, vamos a repasar las características que su software debe proporcionar. Asegúrese de que su solución le permite:

·        Generar resultados coherentes y sólidos que tomen en cuenta todas sus políticas empresariales. Hay muchos detalles en su plan de la cadena de suministro, y cuando los ejecuta a través de su software de optimización de inventario, no debería experimentar grandes sorpresas. Los resultados pueden variar un poco, pero deberían ser fáciles de explicar en una reunión de la junta directiva.

• Crear flujos basados en excepciones. En todas las empresas que fabrican productos, la planificación está cada vez más centralizada. Las organizaciones deben mantenerse al tanto de los cambios a pesar de contar con menos recursos para la tarea. Utilizar un flujo basado en excepciones le permite concentrarse en los resultados inesperados en las áreas que más importan. A continuación, puede confiar en su software para que se encargue de las tareas más rutinarias.

• Realice cálculos MEIO en toda su red. Necesitará esta función para optimizar sus niveles de materias primas, WIP y PT.

• Realizar análisis hipotéticos, simulaciones y escenarios. La naturaleza siempre cambiante de la cadena de suministro requiere que sea capaz de trazar varios caminos potenciales a través del futuro y prepararse para cada uno de ellos.

• Crear stocks escalonados en el tiempo y esquemas por temporadas. La mayoría del software de optimización de inventarios no puede ayudarle a optimizar los niveles de servicio con respecto a la estacionalidad. Busque una solución que pueda hacerlo.

• Optimizar los niveles de servicio y utilizar el servicio garantizado. Su software debería hacer los cálculos para garantizar que cumplirá sus niveles de servicio a los clientes.

• Ponerse en marcha rápidamente e integrarse con otras soluciones con facilidad. Cada día de retraso representa un día de productividad perdida.

• Apoyar el análisis exhaustivo. Su software debe servir como punto de partida para un análisis profundo alimentando sus sistemas analíticos.

• Apoyar las políticas de aplazamientos y optimizar las posiciones de stock de seguridad. Como hemos descrito anteriormente, su solución debe proporcionarle un control preciso sobre cuándo finaliza sus productos y dónde agrupa el inventario.

• Vincular el diseño de la red a la planificación y optimización del inventario. El mejor software de optimización de inventario proporcionará una herramienta de diseño de red que le ayudará a decidir dónde ubicar sus almacenes y plantas, qué tipos de transporte necesitará para darles soporte y cómo todo esto se relaciona con sus políticas de inventario y costos generales.

• Tomar en cuenta la producción y otras limitaciones operativas.

• Haga frente a los artículos de demanda intermitente utilizando la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para tomar mejores decisiones.

• Tomar en cuenta la caducidad al planificar los objetivos. Especialmente si pertenece a los sectores de alimentos y bebidas o biociencias, querrá una solución que comprenda cómo se consumirá la vida útil de sus productos y cómo sus políticas de inventario deben reflejar esta realidad.

• Permitir el tamaño de lote, la cantidad económica de pedido (EOQ), los incrementos de tamaño de lote y los niveles de inventario mínimo y máximo.

  
  

5. Preguntas que debe formular a un posible proveedor de software de optimización de inventarios

Cuando busque un software de optimización de inventarios, no se base únicamente en los materiales de marketing que le proporcionen los proveedores. Prepárese para formular a los posibles proveedores preguntas muy concretas sobre las capacidades de sus plataformas y los resultados que los clientes han obtenido con ellas. Estas son las preguntas que recomendamos:

¿Cuál es su plazo típico de valoración? ¿Puede ofrecer un resultado rápidamente?

Su proveedor de software debe ser capaz de prometerle que ayudará a una parte específica de su empresa a conseguir un resultado concreto en un plazo de tiempo definido. También deberían adoptar técnicas ágiles para poner en marcha su primer módulo lo antes posible. No acepte propuestas de proveedores que afirmen que los resultados de sus clientes varían demasiado como para hacer estimaciones concretas. Su proveedor debe tomarse el tiempo necesario para entender su negocio lo suficientemente bien como para prometer resultados concretos.

¿Puede proporcionar visibilidad de las causas del inventario?

Su solución debe ayudarle a comprender e identificar los factores que influyen en sus niveles de inventario. Estos factores pueden incluir la variabilidad de la demanda, la precisión de los pronósticos, la variabilidad de la oferta, la administración y ejecución de pedidos, las actividades estacionales o promocionales, y la eficiencia de la producción y la fabricación.

¿Proporcionan análisis de sensibilidad exhaustivos y escenarios hipotéticos para ayudar a reducir el plazo de entrega del análisis?

El análisis de sensibilidad le ayudará a calibrar en qué medida afectan sus variables a los resultados de sus escenarios de inventario. Tras identificar las variables más críticas que están influyendo en sus resultados, podrá centrar sus esfuerzos en administrarlas y controlarlas con mayor eficacia.

¿Es fácil establecer un escenario de retraso?

Los escenarios de retraso pueden ser complejos de entender, pero su software debería facilitar su configuración una vez que los haya determinado.

¿Cómo podemos establecer niveles de servicio para PT, WIP y materias primas?

Establecer niveles de servicio es una de las tareas más comunes -y más críticas- que necesitará realizar en su software de optimización de inventario. Asegúrese de que su proveedor ofrece un flujo de trabajo sencillo e intuitivo.

¿Qué ocurre con las políticas de reposición de los clientes?

Es posible que su empresa se enfrente a estrictos requisitos de reposición con algunos de sus clientes más importantes, mientras que otros clientes pueden tener estándares más bajos. Su software de optimización de inventario debería permitirle segmentar su PT para asegurarse de que tendrá el inventario que necesita para satisfacer los requisitos de sus clientes más importantes. La segmentación también tiene un aspecto temporal: puede que también esté pensando en tener una mayor disponibilidad durante la temporada alta.

¿Podemos sincronizar la red y propagar automáticamente la demanda?

Para sincronizar su red, tendrá que alinear el calendario de las actividades y procesos de su cadena de suministro para garantizar un funcionamiento fluido y eficaz. Asegúrese de que su software le permite coordinar el abastecimiento, la producción, la administración de inventarios, el transporte y el cumplimiento de pedidos de manera que le ayude a satisfacer la demanda de los clientes al tiempo que minimiza sus costos y plazos de entrega.

Para propagar la demanda, necesitará distribuir o asignar señales de demanda a través de las distintas etapas de una red de cadena de suministro mediante plazos de entrega. Su software debe servir como un centro que difunda información sobre la demanda del cliente desde el punto de venta o la entrada de pedidos del cliente a los distintos niveles de su cadena de suministro, incluidos proveedores, fabricantes, distribuidores y minoristas. Al propagar la demanda automáticamente, cada entidad de su cadena de suministro tendrá visibilidad de los requisitos de la demanda y podrá planificar y ejecutar sus operaciones en consecuencia.

¿Podrán optimizar los presupuestos de capital de trabajo? ¿Y las posiciones de inventario?

Su solución debe ayudarle a conseguir reducciones de tiempo y costos sin salirse de los presupuestos de capital de trabajo y las posiciones de inventario que usted ha proporcionado.

6. Consejos para utilizar el software de optimización de inventario de forma eficaz

Cualquier implementación de software de optimización de inventario debe comenzar con una fuerte alineación entre los objetivos corporativos y las políticas de inventario. Por ejemplo, supongamos que su objetivo corporativo es ampliar la cuota de mercado. Necesitará tener una alta disponibilidad de productos, lo que significa que acabará teniendo un gran inventario y un alto capital de trabajo que lo acompaña. Tampoco podrá sacar mucho partido de los retrasos porque estará sometido a una presión constante para tener los PT listos para los clientes.

O supongamos que su objetivo empresarial es la conservación del mercado. Necesitará disponer de plazos de entrega cortos para poder reponer fácilmente los productos. También puede trabajar con empresas 3PL para hacer frente a los retrasos. Una vez más, su capital de trabajo será elevado, pero sus niveles de servicio al cliente no necesitarán ser tan altos como en el escenario anterior porque no está intentando abrirse paso en un nuevo mercado.

Cuando comience a optimizar su inventario, esfuércese por:

• Asigne un jefe de proyecto competente que tenga autoridad y amplios conocimientos empresariales y técnicos.

• Elabore un argumento comercial detallado que exponga las numerosas ventajas de MEIO.

• Obtenga la aprobación de todos los ejecutivos alineando el proyecto con los objetivos corporativos.

• Desarrollar un programa de administración del cambio para conseguir la participación de todos los niveles de la organización.

  
  

Comenzando justo antes de la implementación y continuando durante el proyecto: 

• Enseñe a su equipo cómo funciona MEIO y qué ventajas espera que aporte.

• ·Comunique abiertamente los cambios. Por ejemplo, si va a tener que reducir la utilización de la fábrica porque tiene demasiado inventario en el sistema, acláreselo a la gente desde el principio.

• Fomente los comentarios sobre cómo mejorar las capacidades de MEIO.

• Alinee sus iniciativas de desempeño para apoyar las mejoras de inventario en todo el sistema. Ponga estos incentivos a disposición no sólo del personal de distribución, sino también de los responsables de transporte, compras en fábrica y cualquier otra persona que tenga control sobre el capital de trabajo.

• Defina y asigne nuevas funciones para obtener el máximo valor del nuevo proceso y solución MEIO.

Para crear valor a lo largo de todo el proyecto:

• Cree una cultura de decisiones basadas en datos y no en corazonadas. Abandone la mentalidad de que «necesita X cantidad de inventario para dar servicio» y deje que los datos hablen por sí solos.

• Genere confianza garantizando la exactitud de los datos. Tenga un compromiso implacable con la precisión y la validación desde el primer día, y establezca expectativas en consecuencia.

• Administre el cambio con eficacia. Comunique en exceso, acérquese a sus usuarios y mantenga la puerta abierta a las críticas. Dé tiempo a la gente para digerirlo y permítales que se lo crean. Sus críticos pueden convertirse en sus mayores defensores.    

7. ¿Por qué utilizar el software de optimización de inventario de Logility?

Cuando busque software de optimización de inventarios, tenga en cuenta lo que Logility puede ofrecerle. Logility es uno de los creadores del campo de la optimización de inventarios, con investigaciones que se remontan a finales de los años 90 en el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). A lo largo de los años, Logility ha desarrollado una metodología de éxito, sin riesgos y centrada en los resultados, para maximizar los beneficios sin perder de vista los riesgos. Tras décadas descubriendo lo que funciona y lo que no en el campo de la optimización de inventarios, hemos desarrollado continuamente nuestras soluciones utilizando IA y ML para aportar una innovación crucial al sector de la planificación de la cadena de suministro.

A diferencia de la mayoría del software de optimización de inventario, InventoryAI+ de Logility es tanto estratégico como táctico. Por un lado, Logility le ayuda a determinar la mejor distribución para su inventario y le ofrece un conjunto óptimo de políticas desde el punto de vista de los costos y disponibilidad. Pero la solución también ejecuta esas políticas, utilizando datos cambiantes, variabilidad de la demanda y otros cambios en los datos maestros. Con Logility, puede estar al tanto de la dinámica de la cadena de suministro mientras crea y gestiona sus políticas de inventario. Esto puede traducirse en una mayor disponibilidad, respuestas más rápidas a las necesidades de los clientes, ingresos más estables y márgenes más consistentes.