Liberando el poder de las técnicas de control de inventario

En el mercado global impredecible y de rápido ritmo, el secreto para mantener una ventaja competitiva reside en un área clave: técnicas sólidas de control de inventario. Ya no es un lujo sino una necesidad, un engranaje fundamental en la rueda de una administración exitosa de la cadena de suministro y el almacenamiento.

El control de inventario es el acto de administrar y organizar el stock para satisfacer la demanda del cliente sin excedentes ni inexistencias. Es un delicado acto de equilibrio que influye directamente en la rentabilidad de una empresa y los niveles de servicio al cliente. Una mala administración del inventario puede provocar desabastecimientos, excesos de existencias o, peor aún, pérdida de clientes.

En un mundo donde la lealtad del cliente se gana con esfuerzo, ese es un precio que ninguna empresa puede permitirse pagar.

Un estudio reciente reveló que el exceso de existencias cuesta a los minoristas una asombrosa pérdida global de 362.100 millones de dólares cada año. A pesar de estas cifras convincentes, muchos fabricantes todavía están luchando con la planificación y optimización del inventario.

Los procesos manuales tradicionales y la mentalidad de “siempre lo hemos hecho así” están demostrando ser obstáculos importantes. Muchas empresas dan prioridad al pronóstico y a la administración del inventario, pero a menudo descuidan la eficiencia de las existencias que tiene a la mano. Aquí es donde entran en juego las técnicas de control de inventarios.

Definición de control de inventario

El control de inventarios, a menudo utilizado indistintamente en la administración de inventarios, es un enfoque sistemático del abastecimiento, el almacenamiento y la venta de inventarios, tanto de materias primas como de productos terminados. Abarca todos los procesos y procedimientos que garantizan la cantidad óptima de existencias para satisfacer la demanda de los clientes sin causar costos innecesarios ni exceso de inventario.

En esencia, el control de inventarios es una delicada danza entre disponer de productos suficientes para satisfacer los pedidos de los clientes en el punto de pedido adecuado y evitar excesos de existencias que inmovilicen capital y espacio de almacén. El objetivo es minimizar el costo del inventario y, al mismo tiempo, maximizar la capacidad de suministrar productos a los clientes de manera oportuna y eficiente.

Un control deficiente del inventario puede perjudicar las relaciones con los clientes, ya que éstos pueden recurrir a la competencia cuando los productos no están disponibles o la entrega se retrasa. Para los fabricantes, el control de inventarios no es sólo un requisito, sino una herramienta estratégica que, si se utiliza con eficacia, puede convertirse en una ventaja competitiva. Al garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los deseen, las empresas pueden mejorar la satisfacción de los clientes, aumentar las ventas e impulsar el crecimiento.

Distinciones e intersecciones

Los términos «control de inventario» y «administración de inventario» pueden utilizarse indistintamente, pero denotan aspectos distintos y estrechamente relacionados de las operaciones de una empresa. Comprender sus diferencias, los conceptos erróneos más comunes y su interacción es clave para optimizar sus procesos de inventario.

Administración del inventario

La administración de inventarios adopta un enfoque más amplio y estratégico. Implica supervisar todo el ciclo de vida del inventario, desde la compra y la entrega hasta el almacenamiento y la expedición. La administración de inventarios abarca el control de inventarios e incluye otras actividades como la administración de proveedores, el cumplimiento de pedidos y el pronóstico de la demanda. Cuanto mejor conozca sus procesos de administración de inventarios, más seguro estará de implementar un software de administración de inventarios eficaz.

Comprender las cuatro principales técnicas de control de inventarios

En el control de inventarios, hay cuatro técnicas que destacan por su capacidad para mejorar significativamente la eficacia y la precisión. Cada técnica aporta sus propias ventajas y se adapta a situaciones diferentes, como los pequeños negocios frente a una empresa, e incluso puede ajustarse a tipos específicos de inventario. Veamos en detalle cada una de estas técnicas.

Última entrada, primera salida (LIFO) y Primera entrada, primera salida (FIFO)

El método de últimas entradas, primeras salidas (LIFO) se basa en el principio de que los artículos adquiridos o producidos más recientemente son los primeros en venderse o utilizarse. Esta técnica es ideal cuando los artículos del inventario no son perecederos, o en industrias donde el valor del producto disminuye con el tiempo, como la electrónica o la moda.

En cuanto a la contabilidad, la técnica LIFO puede ayudar a reducir las obligaciones fiscales en épocas de subida de precios, al suponer que los artículos más recientes y de mayor costo se venden primero. Sin embargo, cabe señalar que este método no está permitido en algunos países según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

A diferencia del método LIFO, el método FIFO (First In, First Out) supone que los artículos más antiguos del inventario se venden o utilizan primero. El FIFO es un método excelente para las empresas que manejan productos perecederos o artículos con un periodo de caducidad para evitar que se estropeen, garantizando que los productos más antiguos se vendan antes de que se estropeen o queden obsoletos.

FIFO es una excelente opción para las empresas que trabajan con productos perecederos o artículos con una vida útil para evitar su deterioro, garantizando que los productos más antiguos se vendan antes de que se echen a perder o se vuelvan obsoletos. El sistema FIFO puede dar lugar a mayores ingresos netos que el sistema LIFO cuando los precios suben, ya que supone la venta en primer lugar de los bienes de menor costo, lo que también ayuda con las tensiones de flujo de efectivo.

Análisis ABC

El análisis ABC es un método que identifica y clasifica los artículos del inventario en función de su valor e importancia. Así es como se definen las categorías:

• Los artículos de clase A representan bienes de alto valor y de primera necesidad que requieren controles estrictos y suelen mantenerse en cantidades más pequeñas debido a su costo.

• Los artículos de clase B son de gama media en términos de precio y prioridad, con volúmenes de venta medios y, en consecuencia, niveles de inventario moderados.

• Los artículos de clase C son los de menor valor y costo, que, a pesar de sus elevados volúmenes de ventas, suelen dar lugar a grandes inventarios debido a su menor costo individual.

Esta técnica permite a las empresas priorizar los recursos y centrarse más en la administración de los artículos «A», que tienen un impacto significativo en el balance final. Se trata de una poderosa herramienta de optimización y auditoría de inventarios, que permite un control más eficaz y eficiente de las existencias y un recuento más preciso de las mismas.

Seguimiento de lotes

El seguimiento de lotes implica el seguimiento de grupos de artículos desde la producción hasta la venta. Este método es especialmente importante para las empresas que trabajan con productos perecederos, productos regulados o artículos con fechas de caducidad.

El seguimiento de lotes mejora la trazabilidad, que puede ser muy valiosa en caso de recuperaciones o problemas de calidad. Permite a las empresas determinar con precisión qué artículos están afectados, minimizando el impacto de las existencias agotadas en los clientes y la empresa.

Stock de seguridad

El stock de seguridad es esencialmente un colchón de existencias que se mantiene a mano para protegerse de la variabilidad de la demanda o la oferta. La clave de las existencias de seguridad es encontrar el equilibrio adecuado: una cantidad insuficiente podría provocar roturas de stock, mientras que una cantidad excesiva podría dar lugar a un exceso de existencias y a costos de mantenimiento de inventario excesivos. Una administración eficaz de las existencias de seguridad es crucial para mantener unos niveles elevados de servicio al cliente y unas operaciones fluidas.

Una herramienta digna de mención

La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es una herramienta adecuada para añadir a estas técnicas, ya que ayuda a determinar la cantidad óptima de pedido que minimiza el costo total del inventario, incluidos los costos de pedido y los costos de mantenimiento. La EOQ pretende minimizar el costo total de la administración del inventario, que incluye factores como los costos de pedido, los costos de mantenimiento y los costos de escasez.

El EOQ brilla especialmente cuando se utiliza para administrar las existencias de seguridad. El stock de seguridad se beneficia de la capacidad del EOQ para calcular la cantidad más rentable a mantener. En este escenario, el EOQ ayuda a equilibrar los costos potenciales de las roturas de stock frente a los gastos de mantener existencias adicionales.

Además, la sinergia del EOQ con otras técnicas de control de inventario, como el análisis ABC, puede aumentar su eficacia. Por ejemplo, los artículos de clase «A», debido a su alto costo y baja cantidad, pueden necesitar una estrategia EOQ diferente en comparación con los artículos de clase «C», que se caracterizan por su bajo costo y grandes cantidades.

Sin embargo, es fundamental tener en cuenta que el poder del EOQ es más eficaz en condiciones en las que la demanda, los pedidos y los costos de mantenimiento permanecen relativamente estables. Puede perder parte de su eficacia cuando estos factores presentan fluctuaciones significativas.

Cuando se integra en un sistema de control de inventarios como Logility, el EOQ puede funcionar en combinación con otras funciones como el pronóstico de la demanda y el análisis hipotético "what if", lo que da lugar a una estrategia de control de inventarios más completa y adaptable. Esta combinación de técnicas garantiza que el inventario disponible sea justo el necesario para satisfacer la demanda de los clientes, manteniendo los costos al mínimo.

Simplificando sus métodos de control de inventario

Adopte la tecnología para optimizar el control de inventarios. A medida que las cadenas de suministro se vuelven cada vez más complejas, las técnicas de control de inventario deben evolucionar a la par, donde las herramientas digitales desempeñan un papel fundamental.

Los sistemas avanzados de control de inventario como Logility están diseñados para aportar eficacia, precisión y agilidad a sus operaciones. Al automatizar muchos de los procesos manuales y lentos que conlleva el control de inventario tradicional, estos sistemas liberan a su equipo para que pueda centrarse en la toma de decisiones estratégicas.

Estos sistemas proporcionan visibilidad del inventario en tiempo real, lo que le permite realizar un seguimiento de los niveles de existencias, las ventas, los pedidos y las entregas de un sólo vistazo. Logility permite la planificación de escenarios, lo que permite realizar análisis hipotéticos. Esto ayuda a los empresarios a comprender el impacto de diferentes escenarios empresariales en su inventario, lo que contribuye a una toma de decisiones proactiva. Estas simulaciones le permiten examinar planes alternativos y el impacto de los escenarios empresariales en los costos y el nivel de servicio, ver segmentos específicos de clientes o productos.

Más allá del simple seguimiento, los sistemas avanzados de control de inventario utilizan algoritmos complejos para analizar datos históricos y predecir tendencias futuras de la demanda. Esto le ayuda a anticiparse a las necesidades de inventario, optimizar las decisiones de compra y mantener una cadena de suministro eficiente.

Analice detenidamente su estrategia de segmentación. Un control eficaz del inventario depende a menudo de la comprensión de la dinámica de su inventario: volumen, velocidad, margen y otros atributos del producto y del mercado. Con este conocimiento, puede asignar mejor los recursos y priorizar sus esfuerzos.

La automatización es otro aspecto crítico de la optimización del control de inventario. La capacidad de automatizar la actualización de las políticas de inventario puede ahorrar mucho tiempo y recursos. Esto incluye realizar cambios generales o aplicar anulaciones específicas al nivel más bajo de detalle en la cadena de suministro. Además, el establecimiento y la automatización de políticas de existencias de seguridad en fases temporales garantizan la optimización continua de los niveles de inventario.

Por último, es esencial determinar la ubicación óptima de almacenamiento y el tamaño adecuado de las existencias del inventario. Logility utiliza sofisticados algoritmos y análisis predictivos para determinar estos elementos con precisión. Esta capacidad garantiza que su inventario esté estratégicamente posicionado, fomentando la eficiencia operativa.

Aprovechar el poder de las técnicas avanzadas de control de inventario

Navegar por las complejidades de las cadenas de suministro actuales exige un cambio de paradigma, pasando de los métodos manuales tradicionales a sofisticadas técnicas de control de inventario. Puede crear un mecanismo de control de inventario más ágil, preciso y adaptable incorporando a sus operaciones soluciones tecnológicas como Logility.

El camino hacia el perfeccionamiento del control de inventario es un viaje continuo que exige una fusión de estrategias probadas con el tiempo y tecnología innovadora. Al adoptar la transformación digital y perfeccionar continuamente sus estrategias de control de inventario, puede desbloquear nuevos niveles de eficiencia operativa e impulsar el éxito empresarial.Liberando el poder de las técnicas de control de inventario